Os 5 passos da Organização Financeira para a sua empresa



Olá para todos!


Se em um dos últimos artigos neste blog, falamos um pouco sobre a organização para empresas de uma forma geral, no texto de hoje, vamos nos aprofundar sob um dos grandes pilares do empreendedorismo, a organização financeira.


Não é uma novidade o fato de que as finanças são aspecto indissociável dos negócios.


Qualquer ação tomada, seja ela de marketing, de recursos humanos ou estratégia e inovação, não só demandam recursos financeiros, como também trazem resultados para as finanças, sendo eles positivos ou negativos.


Afinal, administrando-se uma empresa de forma racional, as decisões voltadas para qualquer aspecto da empresa, possuem como objetivo final, gerar maiores retornos financeiros, seja em curto ou longo prazo.


Assim, administrar os recursos de uma forma organizada contribuirá para que a empresa opere com maior eficácia e saúde financeira, possibilitando maiores remunerações do lucro aos sócios, maiores valores para reinvestimento e margens de segurança.


Porém, o que muitas vezes fica oculto, é o impacto negativo que a falta de organização financeira pode trazer para uma empresa.


Esta é uma questão tão crítica para um empreendimento, que na pesquisa Causa Mortis (2016) do SEBRAE, a qual buscava entender o que contribui para o sucesso e a sobrevivência das empresas nos seus 5 primeiros anos de atividade (devido ao alto índice de empresas que fecham neste período), observou-se os seguintes dados relativos aos empreendedores que tiveram essa infelicidade:


- 50% não definiram estratégia para evitar desperdícios


- 50% não determinaram o valor do lucro pretendido


- 42% não calcularam o nível de vendas para cobrir custos e gerar o lucro pretendido


E justamente por estes serem problemas tão banais, o texto de hoje abordará 5 passos da Organização Financeira, os quais estão intrinsecamente ligados com estas questões apontadas nos dados, e podem ajudar muitas empresas por isso.


Uma observação a se fazer: todos esses passos dependem de informações e dados da empresa para que as análises construídas sejam o mais próximas possível da realidade.


Por isso, quanto mais precisos os registros de ativos (bens e direitos), passivos (obrigações), receitas (recursos advindos da operação) e gastos, despesas (desprendimentos que independem da atividade fim) ou custos (desprendimentos ligados à atividade fim), da empresa, ou seja, tudo o que afeta o patrimônio do empreendimento, mais organizada financeiramente a empresa tenderá a ser.


E então, vamos aos 5 passos da Organização Financeira do seu negócio:


Fluxo de caixa


Primeiro, é preciso entender o objetivo de estabelecer um fluxo de caixa.


Entendendo o comportamento da disponibilidade de caixa, da entrada de receitas e saída de despesas e identificando concentração de pagamentos e recebimentos, sazonalidades, é possível estruturar com antecedência e segurança:

- Redução de despesas sem comprometer o lucro


- Investimentos


- Promoções para desencalhar estoques excessivos


- Solicitações de empréstimos


- Negociação com fornecedores para ampliar prazos


Ao contrário, a desatenção ao fluxo de caixa pode levar a empresa a resultados devastadores, resultando em numa alienação acerca dos giros monetários do empreendimento, direcionando-o para a falência.

Por isso, um bom estudo de fluxo de caixa deve conter os seguintes requisitos:


- Preestabelecer um padrão de categorização e detalhamento para os modelos diário, mensal, trimestral, semestral e anual


- Formulá-lo por meio de planilhas no Excel


- Atualizar a planilha diariamente


- Contabilizar apenas as entradas e saídas já realizadas


- Separar contas pessoais e contas da empresa


A partir da análise desse cenário evidenciado, a empresa conseguirá identificar padrões de comportamento nas finanças mensais e determinar os melhores momentos para se comprometer com novos investimentos ou demais ações.


Identificação de despesas fixas e variáveis


Para ter maior conhecimento da estrutura de gastos de uma empresa, e dessa forma facilitar também o planejamento e o entendimento da rentabilidade do negócio, as despesas são organizadas entre fixas e variáveis.


As despesas são fixas quando independem de aumento e diminuição dos níveis de produção.


Isto não significa que são custos necessariamente constantes, mas que se mantém uma periodicidade, uma ocorrência mensal.


Sendo assim, podem ser considerados como fixos os desprendimentos com aluguéis de equipamentos e estabelecimentos, serviços de limpeza e segurança, salários de funcionários, entre outros, apesar de variar de acordo com o setor e as características da empresa.


Por outro lado, os custos variáveis são justamente aqueles proporcionais aos níveis de produção. Pode se deduzir, portanto, que são custos mais imprevisíveis.


E é por isso que esse estudo é tão importante.


Empresas com sazonalidade, um padrão de variação nas vendas de acordo com o período do ano, terão uma diferença absurda na estrutura de custos dependendo do período do ano, e o empreendedor que não nota isso, pode acabar tomando decisões em momentos errados, acarretando problemas ou desperdiçando gastos.


Portanto, para que seja possível reduzir a imprevisibilidade das despesas variáveis, é imprescindível um controle rígido e estudo do histórico, análise dessa estrutura de custos, e se possível, uma projeção de vendas.


Curva ABC


Baseado na Regra de Pareto, conceito que sugere que cerca de 80% dos resultados são advindos de cerca de 20% dos fatores, esse método pode ser empregado para analisar uma infinidade de questões.


Inclusive, é uma técnica muito utilizada para controle e organização de estoque, auxiliando na categorização dos produtos/serviços da empresa com base nos itens de maior importância relativa.

Assim, pode-se criar estratégias de vendas, definir prioridades e reduzir investimento em estoques e gastos operacionais das mercadorias e evitar desperdícios.


A Curva ABC é utilizada para visualizar diretamente as mercadorias que geram maior faturamento em comparação com as que geram maior lucro.


Havendo, assim, um mapeamento dos produtos/serviços comercializados por ordem de destaque.


Com isso, permite-se que o empreendedor, além de, indiretamente, averiguar melhor o seu estoque, entenda mais o seu negócio, mostrando em que área ele deve investir para aumentar as vendas e quais estratégias de promoções que podem ser feitas para intensificar o giro dos seus itens.


Resumidamente, seu funcionamento é fundamentado pela segmentação dos produtos em três grupos (A, B e C).


Dessa forma, o grupo A deve ser composto pelos itens cuja soma das vendas represente cerca de 80% do faturamento/lucro total do empreendimento.


Seguindo essa mesma lógica, o grupo B revela os responsáveis por 15% do faturamento ou lucro e, o grupo C, 5%.


Muitas conclusões podem ser tomadas a partir de uma curva ABC.


A fim de otimizar o estoque por exemplo, é ideal manter pequenas quantidades de produtos de menor relevância por exemplo, ou fazer promoções de vendas casadas em determinados casos.


A partir do momento em que se possui dados, abre-se um mundo de possibilidades na tomada de decisão de uma empresa.


E a probabilidade de que estas decisões se mostrem corretas é bem mais alta do que aquelas baseadas em percepções não consolidadas.


Demonstrativos Financeiros


Famosos por agitarem as bolsas de valores, os demonstrativos oferecem uma visão macro sobre o negócio, permitindo inúmeras reflexões acerca das condições da empresa e ainda a construção de indicadores (os quais ainda serão abordados neste texto).


Além disso, é possível, e praxe também, comparar demonstrativos de diferentes períodos, para entender de forma mais clara a trajetória do negócio sob diferentes perspectivas de tempo.


Será que as medidas tomadas no semestre anterior surtiram efeito? Como a pandemia afetou financeiramente a empresa? São questões as quais seguramente, a interpretação desses documentos pode nos oferecer respostas.


Também é válido mencionar que, com a análise conjunta dos três documentos contábeis que serão apresentados (BP, DRE e DFC), é possível identificar riscos de curto a longo prazo do empreendimento, retiradas conclusões acerca da empresa, como indicadores de liquidez, riscos operacionais, necessidade e/ou possibildade de adquirir empréstimos, entre outros.


Assim, possibilitando tornar a empresa mais sustentável, competitiva e rentável.


Dessa forma, dentre os principais itens, tem-se:


- Balanço Patrimonial (BP)


Relatório contábil que permite a visualização consolidada da evolução do patrimônio total de um empreendimento dentro de um determinado período.


Seus protagonistas são os já citados ativos e passivos, ambos divididos entre circulantes e não-circulantes (de curto e longo prazo, sendo longo prazo, aqueles com realização acima de um ano, ou seja, só poderão ser transformados em dinheiro após este período).